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So werden Texte richtig gut

Die besten Tipps und Tricks für das Schreiben in Microsoft Word

Microsoft Word
Microsoft Word bietet zahlreiche Funktionen zum Bearbeiten von TextenFoto: Getty Images

Sie schreiben beruflich viele Texte oder studieren und sitzen gerade an einer wissenschaftlichen Arbeit? Damit die Texte künftig ordentlich Eindruck machen, zeigen wir ein paar Tricks, die man nicht unbedingt auf Anhieb in Microsoft Word findet.

Microsoft Word ist das meistgenutzte Programm zum Schreiben von Texten. Es bietet viele Möglichkeiten zur Textbearbeitung, Gestaltung und Korrektur. Nutzer von Word werden die Standard-Funktionen sicherlich schon kennen. Doch das Programm hat noch viel mehr Features zu bieten, von denen einige zum Teil ziemlich versteckt sind. Wir stellen die besten Tipps und Tricks für Microsoft Word vor.

Tipp 1: Design anpassen

In der Grundeinstellung erscheint Word im hellen Modus. Wen das stört, der kann das Design über Datei – Optionen – Allgemein – Microsoft-Office Kopie personalisieren. Dabei lässt sich zwischen einer grauen oder dunklen Farbgebung wählen, sogar ein buntes Design steht zur Verfügung.

Tipp 2: Vorlagen

Sie schreiben einen Newsletter oder müssen regelmäßig einen Bericht abliefern? Word liefert Ihnen dazu verschiedene Vorlagen. Unter „Datei“ finden Sie ganz oben zahlreiche Vorlagen-Beispiele für alle möglichen Einsatzgebiete. Egal, ob Sie einen Gutschein basteln möchten, eine Grußkarte schreiben, einen Blogartikel verfassen oder den nächsten Geschäftsbericht aufbereiten, an dieser Stelle finden Sie professionell gestaltete Vorlagen. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden.

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Tipp 3: PDF speichern / öffnen

Schon länger lassen sich Word-Dokumente direkt als PDF abspeichern. Relativ neu ist die Funktion, ein PDF direkt in Word zu öffnen. Das Öffnen funktioniert genauso wie bei einem Word-Dokument. Auf dem Bildschirm erscheint dann eine für Word-aufbereitete Version, die Sie ganz normal bearbeiten und verändern können.

Tipp 4: Fokus

Der Reiter „Ansicht“ bietet nun die Möglichkeit, fokussiert zu arbeiten. Durch Klick auf „Fokus“ verschwindet die Menüleiste. Word erscheint dann wie das berühmte weiße Blatt Papier, welches darauf wartet, beschrieben zu werden. Es gibt keinerlei Ablenkung durch irgendwelche Menüfunktionen.

Tipp 5: Office Lens

Ähnlich praktisch wie das Diktieren von Text ist das Abfotografieren von Text per Smartphone. Dazu steht in den bekannten Stores die Microsoft-App Office Lens kostenlos zur Verfügung. Office Lens wandelt fotografierten Text in ein Word-Dokument um, das Sie sofort bearbeiten können.

Tipp 6: Diktieren

Ebenfalls neu im Reiter „Start“ ist die Diktierfunktion. Eine sehr praktische Funktion, die gerade bei längeren Textpassagen eine Menge Tipparbeit spart.

Das Diktieren von Texten in Word funktioniert inzwischen richtig gut und nahezu fehlerfrei, wenn langsam und deutlich gesprochen wird. Wie bei einem Diktiergerät müssen Satzzeichen mitgesprochen werden. Word erkennt in der Regel die gesprochenen Satzzeichen und fügt diese automatisch in den Text ein.

Das Diktieren von Text macht vor allem dann Sinn, wenn Passagen aus einem anderen Text in das eigene Dokument eingefügt werden sollen. Auch wenn nicht alles komplett fehlerfrei auf dem Bildschirm erscheint, lässt sich durch das Diktieren von Text eine Menge Zeit sparen.

Wie die Funktion genau funktioniert, erklären wir hier: Texte ganz einfach in Microsoft Word diktieren 

Tipp 7: Bilder & Piktogramme

Wenn Sie Ihre Texte illustrieren möchten, liefert Word gleich entsprechende Bilder, Grafiken und Piktogramme mit. Schauen Sie dazu unter dem Reiter „Einfügen‘“ nach dem Punkt „Piktogramme“. Dort stehen Ihnen unzählige frei verfügbare Motive zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Texte abwechslungsreicher gestalten können.

Tipp 8: Screenshot

Diese Funktion integriert das Windows-eigene Screenshot-Tool in Word. Unter dem Reiter „Einfügen“ einfach auf „Screenshot“ klicken. Auf diese Weise können Sie Bilder aus Webseiten oder anderen Quellen einfach ausschneiden. Die Bildausschnitte tauchen dann direkt in Ihrem Dokument auf.

Tipp 9: Online-Videos einfügen

In Word lassen sich inzwischen auch unkompliziert YouTube-Videos einbinden. Diese Funktion findet sich unter dem Reiter „Einfügen“. Dort „Onlinevideos‘“ anklicken und es öffnet sich ein Dialog. An dieser Stelle fügen Sie die URL ein und schon taucht ein Vorschaubild zu dem Video auf. Per Klick lässt sich das Video abspielen.

Tipp 10: Zeichnen

Für viele Verfasser von Texten vielleicht nur eine Spielerei: Der Reiter „Zeichnen“. Hier stehen Ihnen in Word verschiedenfarbige Stifte und andere Zeichentools zur Verfügung. Diese können Sie beispielsweise nutzen, um Textkorrekturen handschriftlich einzufügen oder bestimmte Textpassagen farblich hervorzuheben.

Besonders hilfreich sind die Funktionen „Freihand in Form“ und „Freihand in Gleichung“. Beim ersteren können Sie einen Kreis oder ein Dreieck mit einem Stift in das Dokument zeichnen. Word erkennt die Form und erstellt eine saubere Kopie. Die zweite Funktion dürfte für Studenten interessant sein. Hier können komplizierte Gleichungen und entsprechende mathematische Zeichen handschriftlich in ein Fenster geschrieben werden. Word verwandelt die Eingabe in sauberen Text.

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Tipp 11: Teilen

Diese Word-Funktion eignet sich für Teams, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Ganz rechts oben und blau hinterlegt steht die Funktion „Teilen“. Einfach anklicken und das Dokument für einzelne Team-Mitglieder freigeben. Sie können die Freigabe mit bestimmten Bearbeitungsrechten versehen, wenn Sie das wünschen. Wenn Sie den Text für verschiedene Team-Mitglieder freigegeben haben, werden Ihnen deren Änderungen in Word in Echtzeit angezeigt. Sie können dann beispielsweise auf Kommentare direkt reagieren.

Tipp 12: Editor

Der Editor ist fester Bestandteil im Reiter „Start“. Sie erreichen den Editor auch über den Reiter „Überprüfen“‘.

Mit dem Editor bietet Microsoft Word inzwischen eine mächtige Hilfe bei der Korrektur von Texten. Die neue Textkorrektur-Funktion kann inzwischen mehr als nur Tippfehler, fehlende Satzzeichen oder grammatikalische Fehler aufspüren.

Der Editor prüft außerdem Ihren Text auf formelle Sprache, Prägnanz, Verständlichkeit und Wortwahl. Wie genau Word Ihr Dokument checken soll, können Sie über Datei – Optionen – Dokumentenprüfung auf Ihre Bedürfnisse einstellen.

Für Studenten dürfte die Funktion interessant sein, das Dokument auf Ähnlichkeit mit Onlinequellen zu überprüfen – Stichwort: Plagiate.

Tipp 13: Shortcut „Doppelte Leerzeichen“

Flüchtigkeitsfehler sind nervig und hinterlassen beim Leser einen schlechten Eindruck. Doppelte Leerzeichen gehören auf jeden Fall dazu. Doch gerade bei längeren Texten kann die Suche nach den falschen Abständen zeitraubend sein.

Mit der Tastenkombination „Strg“ und „H“ können Sie alle doppelten Leerzeichen auf einen Schlag löschen. Es öffnet sich ein Fenster. Dort tippen Sie in das Feld „suchen nach“ zwei Leerzeichen ein. In das Feld „ersetzen durch“ platzieren Sie ein Leerzeichen. Dann „Enter“ drücken und bei der Abfrage auf „Alle ersetzen“ klicken. Schon haben Sie alle falschen Abstände in Ihrem Dokument entfernt.

Tipp 14: Für lange Texte – Miniaturansichten

Diese Darstellung kennen viele sicher aus Power Point. Gerade bei sehr langen Word-Texten mit sehr vielen Seiten ist es oft lästig, durch die Seiten zu scrollen. Hier hilft die Ansicht „Seitenweise“, die sich unter dem Reiter „Ansicht“ befindet. Wenn Sie diese Ansicht ausgewählt haben, taucht rechts daneben das Icon „Miniaturansichten“ auf. Per Klick erzeugt Word eine Übersicht aller Seiten des Word-Dokuments. So können Sie ganz gezielt zwischen den Seiten hin- und herspringen. Das spart eine Menge Zeit.

Tipp 15: Schnellsuche

Je länger ein Text ist, desto nerviger ist die Suche nach bestimmten Passagen oder Wörtern. Word bietet allerdings einige Kurzbefehle. Ein sehr nützlicher ist die Schnellsuche per „Strg“ und „F“. Diese Funktion eignet sich, bei der Suche nach fehlerhaft geschriebenen Wörtern. Durch Eingabe des gesuchten Wortes tauchen auf der linken Seite alle im Dokument vorhandenen Passagen auf.

Tipp 16: Übersetzen

Word kann inzwischen auch Texte aus verschiedensten Sprachen ins Deutsche oder einen deutschen Text in eine andere Sprache übersetzen. Natürlich sollte bei der Übersetzung in eine andere Sprache der Text im Zweifel von einem Muttersprachler noch einmal gegengelesen werden.

Ansonsten eignet sich die Funktion, um Texte in fremder Sprache ins Deutsche zu übertragen. Auch wenn die Übersetzung nicht fehlerfrei ist, lässt sich auf diese Weise der Sinn eines Textes schnell erfassen.

Tipp 17: Plastischer Reader

Der Plastische Reader, ebenfalls im Reiter „Ansicht“, bietet gleich mehrere Funktionen. Über ein spezielles Menü lässt sich das Layout des Textes anpassen. Dadurch erhöht sich die Lesbarkeit des Textes.

Außerdem kann eine bestimmte Anzahl an Zeilen hervorgehoben werden. Diese Funktion ersetzt den Zeigefinger, der kleinen Leseanfängern hilft, einen Texte Zeile für Zeile zu erfassen und mit dem Auge nicht zu verrutschen.

Der Plastische Reader bietet sogar eine Vorlesefunktion. Die Stimme klingt sehr menschlich und so gar nicht nach Computer. Auch diese Funktion eignet sich für junge Leseanfänger, um mit einer Sprache, Wörtern und Texten vertrauter zu werden.

Übrigens: Alle Layout-Veränderungen am Text verschwinden wieder, wenn Sie den Plastischen Reader schließen. Daher eignet sich diese Funktion, um bestimmte Layout-Effekte auszuprobieren, ohne gleich das gesamte Dokument zu formatieren.

Tipp 18: Barrierefreiheit überprüfen

Sie können Ihr gesamtes Word-Dokument barrierefrei gestalten. Dazu bietet Word unter dem Reiter „Überprüfen“ eine einfache Funktion an. Per Klick auf „Barrierefreiheit überprüfen“ wird Ihnen aufgezeigt, an welchen Stellen Sie Ihr Dokument noch anpassen müssen, damit es auch Menschen lesen können, die nicht so gut sehen können.

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Tipp 19: Dokument verkleinern

Enthält Ihr Word-Dokument viele Bilder? Dann kann die Dateigröße sehr schnell anwachsen. Möglicherweise lässt sich die Datei dann nicht problemlos mailen. Daher verfügt Word nun auch über eine Möglichkeit, die Dateigröße zu verringern. Dazu einfach über Datei – Optionen – Erweitert auswählen. Scrollen Sie etwas nach unten bis zu dem Punkt „Bildgröße und -qualität“. Hier können Sie durch Verringerung der Bildqualität die Größe des Word-Dokument anpassen, damit es auch per Mail versendet werden kann.

Tipp 20: Dokument per Klick in Webseite verwandeln

Eine sehr praktische Funktion erscheint unter Datei – Transformieren. Durch Klick auf „Transformieren“ können Sie das gesamte Dokument in eine Webseite verwandeln. Sie müssen nur eine der auf der rechten Seite erscheinenden Design-Vorlagen auswählen. Alles andere übernimmt die integrierte Sway-Schnittstelle. Sway ist eigentlich eine Office-Erweiterung, um Berichte oder Präsentationen interaktiv aufzubereiten, eignet sich allerdings in Verbindung mit Word, um eine Webseite per Einfach-Klick zu erstellen.

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