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Was tun, wenn das E-Mail-Postfach voll ist

E-Mail organisieren

Was tun, wenn das E-Mail-Postfach voll ist

Alte abgenutzte Briefkästen auf einem Balken. Auch das E-Mail-Postfach muss vor Überfüllung geschützt werden.
Auch das E-Mail-Postfach muss wie in alten Zeiten gut sortiert sein. Foto: Getty Images

Wenn das E-Mail-Postfach voll ist, können keine weiteren Mails ankommen und gehen verloren. Deshalb ist es wichtig, es zu organisieren und immer genügend Speicherplatz freizuhalten. Dafür gibt es einige praktische Tipps und Funktionen.

Das E-Mail-Postfach füllt sich im Alltag sehr schnell mit wichtigen Dokumenten und Schriftverkehr. Von Kaufverträgen und Rechnungen, die gerne als PDF-Format gesendet werden, bis zu Anfragen und Termineinladungen. Zu den ganzen wichtigen E-Mails kommen noch viele Newsletter und Spam-Mails, die zusätzlich wertvollen Speicherplatz wegnehmen. Ohne eine effektive Organisation des E-Mail-Postfaches ist dieses schnell voll und unübersichtlich. Mit den folgenden Funktionen und Tipps lässt sich das aber verhindern.

Newsletter abbestellen oder blockieren

Wenn das E-Mail-Postfach zu voll wird, liegt es oft an Spam-E-Mails, die den Posteingang durch ihre schiere Masse blockieren. Newsletter, die in kurzen Abständen ankommen und ihre Aktualität schnell verlieren, sollten Sie direkt abmelden. Meist weisen Newsletter ganz unten einen Link auf, um sich vom Verteiler abzumelden. Spam-Mails dagegen lassen sich überwiegend nicht abbestellen. Deshalb sollten Sie penetrante oder verdächtige Absender in Ihren E-Mail-Einstellungen blockieren. Denn bestimmte Inhalte sollten nicht angeklickt werden, weil sich hinter Links oder Buttons auch Schadprogramme verbergen können.

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Filter fürs E-Mail-Postfach einrichten

Um E-Mails zu ordnen und zum schnellen Löschen vorzubereiten, ist ein Filter das richtige Werkzeug. Mithilfe bestimmter Suchbegriffe legen Sie Mails in dafür vorgesehene Ordner ab.

Auch den im E-Mail-Postfach vorhandenen Spam-Ordner können Sie mit Suchbegriffen auf bestimmte Inhalte und Schlagworte spezialisieren. Der Spam-Ordner sortiert auch automatisch verdächtige E-Mails aus. Schauen Sie deswegen in gewissen Abständen nach, ob sich dorthin keine wichtigen Mitteilungen verirren. Wenn eine Spam-Mail den Filter des Spam-Ordners überwindet, passen Sie die Suchbegriffe des Ordners an.

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Auch eine Filterung durch Suchbegriffe in andere Ordner für Themenbereiche wie „Termine“, „Verein“ und „Rechnungen“ hilft bei der Organisierung des E-Mail-Postfaches. Zudem ist die Einteilung nach Wichtigkeit der E-Mails und der notwendige Zeitpunkt der Bearbeitung eine Möglichkeit des Aufbaus der Ordnerstruktur.

Wenn von einem Absender nur in gewissen Abständen wichtige E-Mails im Postfach ankommen, können Sie die Mails nach Absender filtern. So sind Nachrichten eines Unternehmens oder einer Person sehr übersichtlich sichtbar. Ein direktes Aussortieren und Löschen überflüssiger Mails eines Absenders ist damit möglich.

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E-Mails löschen und Platz schaffen

Der beste Schutz vor einer Überfüllung ist es, überflüssige Mails regelmäßig zu löschen. Somit hilft die vorherige Filterung in Themenbereiche oder abgearbeitete Mails, um die Entscheidung zum Löschen zu erleichtern. Dokumente, die sich in den Anhängen befinden und die Sie brauchen, sollten Sie herunterladen und auf dem PC, einer mobilen Festplatte oder in der Cloud abspeichern.

Für bestimmte Ordner können Sie zudem eine automatische Löschung nach Ablauf eines ausgesuchten Zeitraumes festlegen. Dies ist vor allem für den Spam-Ordner und Ordner für tägliche Newsletter interessant.

Papierkorb entleeren

Gelöschte E-Mails nehmen zudem kostbaren Speicherplatz weg, wenn Sie den Papierkorb nicht regelmäßig leeren. Sie können dazu den gesamten Papierkorb mit einem Klick leeren oder auch in den Einstellungen eine automatische Löschung festlegen. Dann wird der Papierkorb in einem bestimmten Zeitraum geleert. Doch Vorsicht, oft lohnt es sich, die E-Mails im Papierkorb noch einmal durchzuschauen. Gehört eine E-Mail dort nicht hin, ist eine Verschiebung in einen Ordner möglich.

Anhänge vor dem Senden komprimieren

Wenn Dateien an E-Mails angehängt werden, die sehr groß sind, ist das Postfach schneller voll. Deshalb lohnt es sich, die E-Mail-Anhänge vor dem Senden zu komprimieren. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen nehmen sie weniger Speicherplatz weg. Zum anderen können E-Mails schneller verschickt werden, wenn die Internetverbindung schlecht oder das Datenvolumen begrenzt ist.

Das verwendete Format zum Komprimieren von E-Mail-Anhängen ist sowohl bei Windows als bei macOS das ZIP-Format. Sie können jedoch nicht alle Dateien verkleinern. Bild-, Video und Musikdateien lassen sich nicht mit dem ZIP-Format komprimieren, können aber dem ZIP-Ordner hinzugefügt werden. Sofern Sie Bild- und Video-Dateien verkleinern, indem Sie die Dateien mit einer geringeren Auflösung speichern, sollten Sie darauf achten, dass dies nicht rückgängig gemacht werden kann.

Alle anderen Dateien komprimiert das ZIP-Format. Nachdem der ZIP-Ordner per E-Mail angekommen ist, erhalten die Dateien ihre ursprüngliche Größe über die Entpacken-Funktion zurück.

Komprimieren und Entpacken einer ZIP-Datei mit Windows

  • Mit Windows können Sie Dateien auswählen und komprimieren. Dazu mit Rechtsklick auf die ausgewählte Datei klicken, nun öffnet sich ein entsprechender Reiter.
  • Klicken Sie auf „Senden an“.
  • Um den Ordner oder die Datei zu „Zippen“, wähle Sie „ZIP-komprimierter Ordner“ aus.
  • Es wird dann eine ZIP-Datei neben dem ausgewählten Original erscheinen.
  • Zum Entpacken mit Rechtsklick die ZIP-Datei und „Extrahieren“ auswählen, dann den Speicherort für die Dateien wählen.

Komprimieren und Entpacken einer ZIP-Datei mit macOS

  • Bei macOS, mit gedrückter „Control“ oder auch „Ctrl“ Taste und linkem Mausklick auf die Datei einen Reiter öffnen.
  • Dann die Option „(Dateiname-) komprimieren“ auswählen.
  • Es entsteht eine ZIP-Datei mit .zip Endung. Bei mehreren ausgewählten Dateien zum Komprimieren heißt die komprimierte Datei Archiv.zip.
  • Zum Entpacken der ZIP-Datei im selben Ordner die Datei auswählen und doppelklicken.

Zusätzlichen Speicherplatz buchen

Wenn das E-Mail-Postfach trotz guter Organisierung immer voll ist, kann die Buchung von zusätzlichem Speicherplatz Abhilfe schaffen. Die E-Mail-Anbieter haben dafür Angebote für Premium-Accounts, die über mehr Speicherplatz und Funktionen verfügen oder Angebote, die den Speicherplatz erweitern und das Postfach monatlich mitwachsen lässt.

Die Möglichkeit, das E-Mail-Postfach effektiv zu organisieren und Speicherplatz zu sparen, sind also vorhanden. Dafür muss man sich jedoch in gewissen Abständen vom digitalen Ballast trennen oder Geld zahlen. Denn der unablässige Strom von neuen E-Mails wird in den nächsten Jahren sicher anhalten. Dazu ist das E-Mail verschicken einfach zu bequem und kostengünstig.

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